A Kimberly-Clark, multinacional norte-americana que apresenta uma linha completa de produtos de higiene pessoal e doméstica, com marcas fortes e de reconhecida qualidade no mercado, conta com mais de 200 executivos em sua força de vendas, responsáveis pela comercialização de seus 88 produtos.
Para prestar um serviço de qualidade a cada um de seus clientes, a K-C implantou um sistema para dar suporte às ações de seus executivos de vendas. Entretanto, com o passar do tempo a ferramenta utilizada tornou-se obsoleta, dependendo de atualização manual - um funcionário extraía as informações do SAP diariamente e as inseria no sistema - , com usabilidade ineficaz e interface de difícil interação com o usuário, hoje tão acostumado com soluções de internet rápidas e fáceis de usar.
Com tantos empecilhos, não é de se estranhar que aos poucos a ferramenta perdeu sua principal característica: a de ajudar a equipe de vendas. Trabalhos manuais dificultavam o tempo e a qualidade das atualizações e das informações que trafegavam no sistema.
Baseada nesse histórico, a Astéria foi convidada a apresentar uma proposta de revitalização da ferramenta, que atendesse às reais necessidades da equipe, com total integração ao sistema SAP, fornecendo aos executivos informações sobre emissão de pedidos, relatórios, catálogo de produtos e estratégias, entre outros, tudo isso com uma interface fácil de usar, interativa e que permitisse ao executivo obter as informações rapidamente e de forma assertiva.
Com o desafio de lançar o projeto durante a próxima reunião de ciclo com toda a equipe de vendas do país, realizada a cada 3 meses, a Astéria deu início ao desenvolvimento da solução que viria a ser chamada Portal de Vendas K-C.
O projeto foi então dividido em duas fases. Na primeira, a equipe de interface da Astéria ficou responsável pelo levantamento da arquitetura de informação, ou seja, definir como as informações seriam distribuídas de forma inteligente, visando facilitar a assimilação dos usuários. Foi então designado um time de profissionais para atuar exclusivamente neste projeto, garantindo à K-C total dedicação da Astéria às necessidades da empresa. Na segunda fase esse time passou então a trabalhar no desenvolvimento da ferramenta e em suas integrações com o SAP e o Excel.
Todo o desenvolvimento foi realizado em Microsoft .NET Framework 2.0, uma plataforma bastante flexível e que atendeu a todas as necessidades do projeto. A base de dados é em Microsoft SQL Server 2005, e também foram usados recursos de integração com Microsoft Excel e geradores de PDF.
E então, três meses depois, durante a reunião de ciclo, a nova solução para o Portal de Vendas K-C foi apresentada ao time de executivos da empresa. A ferramenta, interativa e simples de usar, tem total integração com o SAP, e seus dados são atualizados automaticamente uma ou mais vezes ao dia.
Por meio de filtros, os executivos passaram a extrair dados com muito mais eficiência. Isso porque não é mais preciso ler inúmeras planilhas de Excel até chegar à informação necessária. Basta dizer à ferramenta quais informações se está buscando e o resultado já aparece na tela. Também é possível, em seguida, exportar essas informações para um arquivo dinâmico de Excel, diminuindo o tráfego de arquivos de 100 mb para cerca de apenas 2 mb por operação.
Dessa maneira, muitos executivos podem fazer esse tipo de pesquisa mutuamente sem sobrecarregar o sistema ou até mesmo a rede interna da empresa. O arquivo Excel chega comprimido e com senha, garantindo que apenas o executivo que solicitou um determinado relatório poderá fazer a leitura dos dados, imprimindo assim, ainda mais segurança a todo o processo.
O sucesso com a apresentação inicial foi tamanho que logo em seguida mais uma funcionalidade foi adicionada ao Portal de Vendas K-C. A solução contava agora com um banco de imagens, permitindo que o próprio executivo pudesse encaminhar os arquivos ao cliente durante sua visita, para que esse possa fazer a divulgação adequada dos produtos. Essa integração do banco de imagens ao Portal de Vendas K-C agilizou todo o processo principalmente para o cliente.
Após o lançamento, o portal passou a abrigar informações de diferentes áreas e a Astéria desenvolve diversas soluções para serem usadas dentro do Portal de Vendas, como campanhas de incentivo, diferentes relatórios, módulos de gestão de clientes e pagamentos de verbas. Cada uma dessas soluções passa por um período de planejamento, antes de ser desenvolvida. Isso garante que a estrutura definida no início do projeto seja preservada, e que a ferramenta permaneça segura, independente de qual módulo ou funcionalidade é acrescentada ao seu escopo.
O Portal de Vendas hoje também se tornou uma rede social para os funcionários da empresa. Comunicados corporativos são divulgados por meio do portal, é possível fazer enquetes com os funcionários, e até mesmo a intranet passou a ser mais utilizada, visto que é o caminho para o acesso ao Portal.
Para a Kimberly-Clark, o Portal de Vendas infligiu maior segurança aos profissionais, dando a eles maior agilidade e qualidade nas informações, aumentando cada vez mais seus argumentos de vendas.